Notulen Algemene ledenvergadering

Voetbalvereniging Heerenveense Boys
Datum: 3 november 2017
Seizoen: 2016-2017
Status: concept

1. Opening en welkom

Voorzitter Gatze-Rommert van der Meer heet alle aanwezige leden welkom op deze algemene ledenvergadering over het seizoen 2016-2017.
Aanwezig: 16 leden conform presentielijst.
Afwezige bestuurslid: Arend van Essen.

2. Vaststellen agenda

De agenda wordt conform voorstel van het bestuur goedgekeurd.

3. Notulen ALV 7 oktober 2016

Ten aanzien van de gepubliceerde notulen van de vorige algemene ledenvergadering over het vorige seizoen zijn er geen vragen of opmerkingen. De notulen worden vastgesteld met dank aan de secretaris Gerco van Dijk.

4. Financieel jaarverslag

Stichting Sport Fryslân neemt onze werkgeverstaken over voor mensen in dienst van onze vereniging. Hierdoor hebben wij geen lasten als werkgever.

Afwikkeling van de overgang van opstal gebouwen, kantine en loods is afgerond. Alle gebouwen zijn nu in eigendom van de vereniging. We hebben nu op de balans een renteloze lening van €72.000,00. Hierdoor hebben we zelf nieuwe verzekeringen af moeten sluiten, waardoor we hogere verzekeringslasten hebben (deze liepen eerder tegen aanzienlijk lagere kosten bij de gemeente).

We hebben een positief resultaat dat mede komt door het renovatiebudget voor de kleedruimten waar nu hard aan gewerkt wordt. Complimenten aan de bouwcommissie. De nieuwe kleedruimten zien er fantastisch uit.

De kantine heeft een bijzonder goed jaar gedraaid en ook de sponsorinkomsten zijn met €10.000,00 toegenomen. Ook hier complimenten aan de kantinevrijwilligers en aan onze leden van de sponsorcommissie.

5. Verslag kascommissie

Er is in de controle een klein verschil van €20,00 gevonden. Het betrof hier een “vergeten” rekening bij de Rabobank van ons G-team.
Verder heeft de kascommissie geen bijzonderheden gevonden.

Geacht bestuur en geachte leden,

Ondergetekenden, de leden Evert-Ruurd de Jonge en Ferry Achtien, hebben ingevolge uw opdracht de jaarrekening en de verantwoording van het bestuur over het seizoen 2016-2017 onderzocht.

Op dinsdag 17 oktober 2017 heeft de controle plaatsgevonden ten huize van de heer H. Douma (penningmeester) aan It Helmhout 12 te Heerenveen.

Wij hebben aan de hand van de geleverde overzichten steekproefsgewijs een goed inzicht verkregen in de exploitatie van de vereniging. De saldi van banken en de kassen op 30 juni 2017 komen overeen met de vermelde bedragen in de gepresenteerde balans per 30 juni 2017.

Wij delen u mee, dat wij de balans per 30 juni 2017, sluitend met een positief eigen vermogen van €194.594,00 en de exploitatierekening over het seizoen 2016-2017, sluitend met een positief saldo van €140.313,00 akkoord hebben bevonden.

Wij stellen u derhalve voor om:

• Het financieel verslag over het seizoen 2016-2017 goed te keuren; en
• De penningmeester en overige bestuursleden decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid.

Met vriendelijke groet,

Leden kascommissie:
Evert-Ruurd de Jonge
Ferry Achtien

De aanwezige leden gaan akkoord met het voorstel van de kascommissie.

6. Verkiezing kascommissie

Van de huidige kascommissie treedt Evert-Ruurd de Jonge af.
Ferry Achtien blijft aan als kascommissielid.
Ralph Clarijs treedt af door persoonlijke omstandigheden.
Feike Bangma treedt toe tot de kascommissie.
Nico Pijlman is reserve kascommissie lid.

7. Vaststellen begroting 2017-2018

Er zijn n.a.v. de uitgereikte begroting geen vragen vanuit de leden. De voorgestelde begroting wordt goedgekeurd.

8. Vaststellen contributie 2018-2019

Voorstel van het bestuur om de contributie volgend seizoen voor de jeugdleden niet te verhogen. Voor de senioren stelt het bestuur een verhoging voor van €5,00.

In de vorige ledenvergadering heeft het bestuur aangegeven te willen gaan onderzoeken of het sportbroekje in het kledingpakket te handhaven zou zijn. Dit onderzoek heeft ondertussen plaatsgevonden en in overleg met de kledingcommissie is besloten het sportbroekje in het kledingpakket te houden.

De leden gaan akkoord met beide voorstellen van het bestuur.

9. Bestuursverkiezing

Zoals vorig jaar al aangegeven zal onze penningmeester (Henk Douma) aftreden in zijn functie als penningmeester. Wel zal hij aanblijven als lid van de nieuw op te richten financiële commissie.
Henk geeft uitleg bij de visie van het bestuur over de nieuwe rol die hij zal gaan vervullen.

Het bestuur heeft in Kor Marinus (vanavond aanwezig) een goede opvolger gevonden voor Henk. Kor zal in de aankomende vergadering mee komen kijken en indien het aan beide kanten klikt, en er geen tegenkandidaten komen, ad interim de functie van penningmeester gaan vervullen. Op de volgende ledenvergadering kan Kor dan officieel gekozen worden. Henk zal aanblijven tot Kor zijn taken overneemt en zal Kor bijpraten / inwerken.

Omdat ook Arend van Essen na deze vergadering aftreedt is er nog een functie van algemeen bestuurslid vacant. Arend had in het bestuur de portefeuille van technisch bestuurslid vrouwenvoetbal. Omdat Arend wel aanblijft als technisch verantwoordelijke voor de vrouwen, wordt de nieuwe functie ingevuld als algemeen bestuurslid. Inhoud en taken zullen nader binnen het bestuur worden afgestemd als er een kandidaat is. Tot nu toe heeft zich op onze vacature niemand gemeld.

10. Ontwikkelingen binnen de vereniging

Brand op het dak van de kantine

Zoals iedereen weet zijn we aan het eind van vorig seizoen geconfronteerd met een brand op het dak van ons complex. Hierdoor hebben we vanuit de nodige schade een aantal zaken op moeten knappen:

• Een nieuw plafond in de kantine;
• Deuren en kozijnen zijn nieuw geplaatst en/of geverfd;
• We hebben hierdoor ook versneld de toiletten in de kantine (met eigen middelen) opgeknapt;
• Er zijn nieuwe vloeren gelegd in de Boysshop en in de kledingopslag.

Daarnaast was er ook veel schade aan kleding en hebben we een hoop schoon moeten maken. De contacten met de verzekering en experts verliepen prima en zoals we het nu kunnen inschatten zullen we financieel niet in de problemen komen door de brand.

Renovatie kleedkamers

In de ledenvergadering vorig jaar hebben we gemeld hebben we met het overnemen van de laatste gebouwen een bedrag van €170.000,00 renovatiebudget gekregen. Helaas bleek het dat we meer moesten opknappen en vervangen dan alleen onze kleedkamers. In verband met koolmonoxidelekken en gevaar voor de gezondheid hebben we alle boilers en verwarmingsketels moeten vervangen. We hebben hierbij gekozen voor duurzame oplossingen met nieuw leidingwerk en zonnepanelen.

Anton Dijkstra, Marten Kloetstra, Martin Tigchelaar en nog vele anderen hebben samen de handschoen opgepakt en hebben plannen gemaakt voor de verbouwing van onze kleedkamers. De dank vanuit het bestuur voor deze mannen is groot. Nog een paar weken en dan zijn de eerste kleedkamers klaar. Het resultaat is prachtig.

Na de kerst zal de rest van de kleedkamers ook één voor één worden opgeknapt.

Van het budget van €170.000,00 is na de verbouwing, de ketels, het leidingwerk, de zonnepanelen en de toiletten in de kantine weinig meer over en wel erg goed besteed.

We willen op het buitenterrein nog wat opknappen en recent is ook het pand aan de buitenzijde schoongemaakt (gezandstraald)

Tweede kunstgrasveld

Gisteren, 2 november 2017, heeft een afvaardiging van het bestuur een overleg gehad bij de gemeente over het tweede kunstgrasveld voor onze vereniging, waarvan we vorig jaar in de ALV al melding hebben gemaakt. De gemeente heeft ons laten weten dat we 25% van de kosten (€125.000,00) zelf moeten inbrengen conform besluiten van de gemeenteraad.

De afgelopen twee jaar hebben wij gekozen om groot onderhoud aan onze velden niet door te laten gaan om de kosten hiervan (2 x €50.000,00) te reserveren voor deze bijdrage. Dit hebben we indertijd besproken met de toenmalige verantwoordelijke ambtenaar (mede omdat een veld 6 tot 8 maanden uit de roulatie is voor dergelijk onderhoud). Daarnaast hebben wij het voorstel gedaan om de overige €25.000,00 in de vorm van een lening af te betalen door de huidige huurprijzen te blijven betalen in plaats van de verlaging van de huur zoals deze in de gemeente nu wordt doorgevoerd. De ambtenaren geven aan dat de gelden voor onderhoud reeds teruggevloeid zouden zijn in de algemene middelen en niet nog gereserveerd staan. Volgens de wethouder is ons voorstel door de raad afgewezen.

Wij vinden het als bestuur onverantwoord om dit bedrag zonder bovenstaande oplossing te gaan voldoen. Wij hebben deze middelen niet en lenen door gebruik te maken van een waarborgfonds is in onze ogen geen optie. Vanuit de zijde van Heerenveense Boys is daarna het overleg met de gemeente over ons tweede kunstgrasveld stopgezet.

Reactie uit de vergadering op dit punt:

• Jammer;
• Duidelijk, en ben niet verbaasd dat deze gemeente???!!!
• Vreemd dat gelden gereserveerd zijn en nu dus weg;
• Vraag die blijft staan is wat het betekend dat we het groot onderhoud niet hebben laten uitvoeren.

Nieuwe website

Webwijs gaat samen met Matthijs Rienks (van onze websitecommissie) aan de slag om een nieuwe website te bouwen. De werkgroep, bestaande uit vrijwilligers uit diverse geledingen van onze vereniging, voor deze nieuwe website is onderweg om een nieuwe toekomstbestendige website te bouwen. Lancering zal zijn op de nieuwjaarsreceptie op 6 januari 2018.

Sponsorcommissie

De sponsorcommissie loopt prima. Het is een actieve club mensen die de doelstelling heeft om dit jaar een omzet te genereren van €50.000,00. Dat gaat de goede kant uit.

Samenwerking KNVB vrouwen / meidenvoetbal

De KNVB heeft 30 verenigingen in het land benaderd om samen met de KNVB het vrouwen- / meidenvoetbal verder te ontwikkelen. In dit programma richt zich op het positioneren van het vrouwenvoetbal en wij kunnen als vereniging gebruik maken van de kennis en kwaliteiten van het KNVB-apparaat. Het kan een keurmerk van de KNVB opleveren voor onze vereniging. De KNVB kent een kwaliteitsperformance programma dat gelieerd is aan dit programma. De input vanuit dit programma zal ook zeker goed in te passen zijn op onze overige jeugdteams. Er zijn nog twee andere verenigingen in Friesland in gesprek met de KNVB: Harkemase Boys en ONS Sneek.

Wij hebben ons als vereniging aangemeld voor dit traject en er is ondertussen een intake geweest met een eerste afvaardiging van onze club met de KNVB. Wij zouden graag dit traject instappen en eind januari zal de KNVB een analyse uitvoeren op onze vereniging. Daarna besluit de KNVB of wij dit traject verder in mogen. Stefanie Kortenaar zal namens onze vereniging ambassadrice worden van dit programma waar onze club beter van kan worden. Het programma zal 3 jaar gaan lopen als we een “go” krijgen en kost onze vereniging helemaal niets.

Vrijwilligersavond

In maart / april willen wij een vrijwilligersavond organiseren voor al die mensen die onze vereniging week in week uit weer helpen om alle leden lekker te kunnen laten voetballen. Een leuke avond met muziek, een hapje en een drankje.

Voortgang beleid omtrent grensoverschrijdend gedrag

Zoals vorig jaar aangekondigd willen we binnen onze vereniging aandacht hebben voor grensoverschrijdend gedraag. Hiervoor is recent onze vertrouwenscontactpersoon gestart in zijn rol. Bij hem kan grensoverschrijdend gedrag in alle vormen worden gemeld. Hij zal hierop acteren en waar nodig gesprekken initiëren, doorverwijzen en/of het bestuur informeren en adviseren over te nemen stappen.

Daarnaast hebben we bij het ministerie van veiligheid en justitie aanvraag gedaan naar de mogelijkheden voor de aanvraag van een gratis VOG voor al onze vrijwilligers. We hebben nu aan een aantal voorwaarden voldaan en zijn in afwachting van de beoordeling van onze aanvraag. Zodra hier groen licht op komt, zullen we al onze vrijwilligers benaderen om de VOG aan te vragen.

Met al deze maatregelen hopen we vervelende zaken zover mogelijk buiten de deur te houden.

Werkgroep gedrag in en om het veld

Ook willen we graag met een brede afvaardiging van onze vereniging in gesprek over gedragsregels in en om onze velden. Het gaar hier over gedrag in het veld, langs de lijn, jegens arbitrage, roken en alle andere zaken die de sfeer op en om onze velden negatief zouden kunnen beïnvloeden. Hiervoor hebben we een aantal mensen benaderd en we hopen op korte termijn met deze groep aan de slag te gaan. Resultaat zou een mooie lijst met afspraken voor gedrag binnen onze vereniging moeten opleveren.

11. Rondvraag

Vraag Piet van Huizen: wordt er geen entree meer geheven bij de wedstrijden van het eerste?
Antwoord: Gatze-Rommert van der Meer: het was erg lastig om entree te heffen. Mensen zeggen dat ze bij de dames komen kijken en gaan toch naar eerste. Handhaven en controle hierop is niet te doen. Daarom vragen we nu wat meer voor het boekje voor de verloting.
Piet laat weten het hier niet helemaal mee eens te zijn.

12. Afsluiting

Nadat alles is besproken en er geen vragen meer zijn dankt Gatze-Rommert van der Meer Henk Douma en Arend van Essen voor de prettige samenwerking in het bestuur. Hij wenst alle aanwezigen een fijne avond en een goed weekend. Het eerste drankje is van het bestuur.