11 januari 2020

Notulen Algemene ledenvergadering

Voetbalvereniging Heerenveense Boys
Datum: 18 januari 2019
Seizoen: 2017-2018
Status: concept


1. Opening en welkom

Voorzitter Gatze-Rommert van der Meer heet alle aanwezige leden welkom op deze algemene ledenvergadering over het seizoen 2017-2018.
Aanwezig: 10 leden conform presentielijst.

2. Vaststellen agenda

De agenda wordt conform voorstel van het bestuur goedgekeurd.

3. Notulen ALV 3 november 2017

Ten aanzien van de gepubliceerde notulen van de vorige algemene ledenvergadering over het vorige seizoen zijn er geen vragen of opmerkingen. De notulen worden vastgesteld met dank aan de secretaris Gerco van Dijk.

4. Financieel jaarverslag

Penningmeester (ad interim) Kor Marinus neemt het woord. Er zijn kopieën van de jaarrekening en de winst- & verliesrekening onder de aanwezige leden uitgedeeld.  De penningmeester a.i. neemt de leden mee door de cijfers.

4.1 Aan de opbrengstenkant

  • Er zijn geen noemenswaardige ontwikkelingen in de contributie en het kledingfonds;
  • De kantineverkopen zitten goed in de plus;
  • We hebben iets minder sponsorinkomsten ontvangen;
  • Overige opbrengsten laten ook een kleine plus zien;
  • Parkeeracties over afgelopen seizoen hebben een hogere opbrengst;
  • Totaalopbrengsten zijn €40.000 hoger uitgevallen dan begroot.

4.2 Aan de kostenkant

  • Personeelskosten zijn wat hoger
  • Hogere inkoopkosten van de kleding
  • Hogere inkoop voor de kantine (met hogere opbrengst daar tegenover)

4.3 Balans

  • Er is veel geïnvesteerd in de verbouwing. Hierdoor zijn onze vaste activa voor een hoger bedrag op de balans gezet;
  • Onze voorraden zijn toegenomen;
  • Er stonden nog een aantal vorderingen open;
  • Onze liquide middelen zijn met een ton afgenomen door o.a. de financiering van de verbouwing;
  • Ook bij de post bank staan nog negatieve cijfers;
  • Tot slot is ons eigen vermogen wel verbeterd.

Eind vorig jaar hadden we toch wel zorg over de minder financiële armslag. Voor de toekomst moeten we dus ook voorzichtig aan blijven doen om zaken op de balans weer mooi op orde te krijgen.

Vraag: “Waar zit de stijging in overige kosten vrijwilligers?”
Antwoord: Dit zijn voornamelijk kosten van trainers, vrijwilligersvergoedingen en reiskosten. We hebben veel leden en veel teams en veel trainers die daar een vrijwilligersvergoeding voor krijgen.

Verder zijn er geen vragen over de financiële stukken.

5. Verslag kascommissie

Ferry Achtien en Feike Bangma zijn de leden van de kascontrolecommissie dit jaar. Beide hebben de jaarrekening en de verantwoording van het bestuur over het seizoen 2017-2018 onderzocht. Bij afwezigheid van beide heeft de secretaris de brief van de kascontrolecommissie voorgelezen aan de vergadering:


Aan de Algemene Ledenvergadering van v.v. Heerenveense Boys

Heerenveen, 18 januari 2019

Betreft: Verslag van de kascommissie

Geacht bestuur en geachte leden,

Ondergetekenden, de leden Feike Bangma en Ferry Achtien, hebben ingevolge uw opdracht de jaarrekening en de verantwoording van het bestuur over het seizoen 2017-2018 onderzocht.

Op donderdag 10 januari 2019 heeft de controle plaatsgevonden ten kantore van Net-Account BV aan de Nieuwstraat 30 te Heerenveen.

Wij hebben aan de hand van de geleverde overzichten steekproefsgewijs een goed inzicht verkregen in de exploitatie van de vereniging. De saldi van banken en de kassen op 30 juni 2018 komen overeen met de vermelde bedragen in de gepresenteerde balans per 30 juni 2018.

Wij delen u mee, dat wij de balans per 30 juni 2018, sluitend met een positief eigen vermogen van €525.186,00 en de exploitatierekening over het seizoen 2017-2018, sluitend met een positief saldo van €57.592,00 akkoord hebben bevonden.

Wij stellen u derhalve voor om:

  • Het financieel verslag over het seizoen 2017-2018 goed te keuren; en
  • De penningmeester en overige bestuursleden decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid.

Met vriendelijke groet,

Leden kascommissie:
Feike Bangma
Ferry Achtien


De aanwezige leden gaan akkoord met het voorstel van de kascommissie.

6. Verkiezing kascommissie

Van de huidige kascommissie treedt Fery Achtien af.
Feike Bangma blijft aan als kascommissielid.
Ralph Clarijs treedt af door persoonlijke omstandigheden.
Nico Pijlman treedt toe tot de kascommissie.
Minze Aardema is reserve kascommissielid.

7. Vaststellen begroting 2018-2019

Er zijn kopieën van de begroting uitgedeeld aan de leden.
De penningmeester a.i. neemt de leden mee door de begroting.

7.1 Aan de opbrengstenkant

  • De opbrengsten worden verwacht op €60.000 lager.
  • Ledenadministrateur Marcel van der Meer geeft aan dat de uitkomsten uit contributie waarschijnlijk lager zal uitvallen.

7.2 Aan de kostenkant

Aan de kostenkant zullen personeelskosten wederom stijgen. Naar de toekomst zullen we kritisch moeten kijken hoe we deze kosten kunnen drukken.

Omdat kosten en baten redelijk gelijklopen in deze scherpe begroting zullen we onderaan de streep niet veel overhouden.

Er zijn n.a.v. de uitgereikte begroting geen vragen vanuit de leden; De voorgestelde begroting wordt goedgekeurd.

8. Vaststellen contributie 2018-2019

Voorstel van het bestuur om de contributie volgend seizoen voor alle leden te verhogen met 5% en de bijdrage aan het kledingfonds gelijk te houden. Hiermee lopen we niet erg uit de pas met verenigingen in de omgeving.

Er ontstaat een discussie over het al dan niet instellen van een vrijwilligersvergoeding (het afkopen van de afspraak om vrijwilligerstaken binnen de vereniging op te pakken als lid). Het bestuur geeft in deze aan deze vergoeding graag buiten de deur te willen houden. De gedachte is dat mensen zich wellicht nog meer terug zullen trekken uit het vrijwilligers gebeuren binnen de vereniging en meer zullen gaan eisen, omdat ze ervoor betalen. Daarmee ontstaat volgens het bestuur ook het gevaar dat het verenigingsgevoel uit onze vereniging gaat. En dat willen we zeker voorkomen. We hebben een grote vereniging met veel vrijwilligers en daar moeten we trots op zijn.

De vergadering gaat akkoord met het voorstel voor de contributie in het seizoen 2019-2020.

9. Bestuursverkiezing

Voor de vacature van penningmeester stelt het bestuur aan de vergadering voor de huidige penningmeester a.i. Kor Marinus te benoemen als nieuwe penningmeester. De vergadering gaat met dit voorstel akkoord en de voorzitter feliciteert Kor met zijn benoeming.

Tom Paul Boersma heeft aangegeven zijn functie als voorzitter van de jeugdcommissie met ingang van het nieuwe seizoen te zullen neerleggen. Er zijn al verkennende gesprekken gaande om te kijken hoe we de organisatie van onze jeugdafdeling verder vorm kunnen gaan geven.

Er staat nog een functie vacant als algemeen bestuurslid en er hebben zich hiervoor nog geen kandidaten aangemeld.

Ook zal onze ledenadministrateur Marcel van der Meer begin volgend seizoen stoppen in zijn functie. Het bestuur kijkt in overleg met Marcel naar de mogelijkheden hoe deze rol voor de toekomst goede invulling te geven.

10. Ontwikkelingen binnen de vereniging

Rookvrij sportpark

Met ingang van het lopende seizoen hebben we ons sportpark tot rookvrij gebied verklaard. Het is binnen de vereniging positief ontvangen en wordt gelukkig goed opgepakt.

Reconstructie parkeerterrein

We hebben met Van Gelder (aannemer die voor plaatsen elektriciteitshuisje nabij spoor gebruik heeft gemaakt van ons parkeerterrein) afspraken gemaakt over een bijdrage die zij gaan doen aan de aanpassingen van ons parkeerterrein. Hierover zijn we in gesprek met gemeente. Verwachting is dat het in de zomervakantie wordt uitgevoerd.

10-jarenplan

We hebben de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in ons pand (kleedkamers, kantine etc.). De bouwcommissie heeft eens nagedacht over zaken die we nog zouden willen aanpassen aan de panden en ons sportpark. Hiervoor hebben zij een 10-jarenplan geschreven. De verwachte totale kosten liggen rond de €100.000.

Gedragsregels

Gedragsregels voor ons sportpark zijn opgesteld en zullen nog worden gecommuniceerd op ons sportpark.

Kledinglijn

Er komt een nieuwe kledinglijn in maart. Rond februari zal de leegverkoop beginnen in de Boysshop en daarna komt de nieuwe Jako kledinglijn.

11. Rondvraag

Vraag Evert-Ruurd de Jonge: Het tegelpad bij het hoofdveld is niet meer in orde.
Antwoord: We hadden verwacht dat er een nieuw kunstgrasveld zou komen en dan zou het hele gebied rondom het hoofdveld worden aangepakt. Nu het tweede kunstgrasveld ver weg is, hebben we de gemeente gevraagd hier een oplossing voor te bedenken. Geldt ook voor de omheining en de ballenvangers. Alles is hoognodig aan vervanging toe.
De reclameborden zijn smerig en veel onkruid achter de dug-outs. E.e.a. gaat ten koste van uitstraling van de club. Voorstel is om eens een klussen dag te organiseren.

Vraag Evert-Ruurd de Jonge: Ballenbeleid; Is er een beleid op wie er wel of geen nieuwe ballen krijgt? Wij (Senioren 5) krijgen bijvoorbeeld altijd de ballen van het tweede.
Antwoord: Klopt. De selectie krijgt elk seizoen nieuwe ballen. De oude ballen zijn meestal nog goed en die schuiven we door.

Vraag Matthijs Rienks: Kan er een kleedkamerindeling komen voor de trainingen? Alles zit overal en nergens. De jeugd heeft de gewoonte om meerdere kleedkamers per team te gebruiken.
Antwoord: zonder controles niet haalbaar.

Vraag Matthijs Rienks: Er zou meer aandacht moeten komen voor de algemene ledenvergadering. Opkomst is niet groot en er is ook weinig ruchtbaarheid aan gegeven. Voorstel is vaker op de website, de notulen en de agenda op de website plaatsen en misschien kunnen we er een thema-avond aan vastknopen.
Antwoord: We zullen ernaar kijken.

Vraag Jippe Braaksma: Het bier in de kantine; Hoe lang zitten we nog vast aan Grolsch?
Antwoord: Andere aanbieders kunnen niet komen aan het aanbod van Grolsch. Naast levering van bier tegen aantrekkelijke prijs, sponsoren zij en geven extra korting op omzet van bier.

Vraag Jippe Braaksma: Het meubilair buiten is niet zo heel best meer. Wordt daar nog over nagedacht?
Antwoord: We willen graag zowel binnen als buiten iets doen aan het meubilair. We hebben hier momenteel weinig financiële armslag voor.

Vraag Jippe Braaksma: We dit jaar 65 jaar; Zijn er dan nog activiteiten?
Antwoord: Niet over nagedacht.

Vraag Jippe Braaksma: Heeft de nieuwe hoofdtrainer een contract voor een jaar?
Antwoord: Ja

Vraag David Buist: De kleedkamers met de lage nummers lijken kouder dan de kleedkamers met de nummers 6 tot 10.
Antwoord: We hebben verschillende boilers. We zullen onze installateur laten kijken naar de instellingen.

Vraag Piet van Huizen: We hebben een goed jaar gedraaid in de kantine en we hadden meer dan een ton kunnen draaien als het pupillentoernooi niet was afgeschaft. Dat scheelt zo 5 tot 6 duizend euro omzet.
Antwoord: Er wordt onderzocht of we volgend jaar het toernooi weer op kunnen zetten.

Vraag Piet van Huizen: Hoe zit het met onze christelijke inslag m.b.t. voetballen op zondag?
Antwoord: in principe voetballen onze teams niet op zondag.
Reactie Piet van Huizen: Bij de jeugd gebeurt dit wel.
Antwoord: Dan zou dat niet onder onze eigen clubnaam en in ons clubtenue moeten zijn.
Reactie Tom Boersma: Afspraak is dat als een team op zondag wil gaan voetballen, de ouders gevraagd worden. Als er ook maar één ouder tegen is, gaat het team niet spelen op zondag.

Vraag: Hoe staat het bestuur tegenover voetballen op zondag?
Antwoord: We zullen de statuten erop na moeten slaan en zullen kijken of en hoe we hier dan beleid op willen maken. Zullen dit weer aan de leden voorleggen.

Vraag Piet van Huizen: Hoe staat het met de entree voor de wedstrijden van het eerste en de programmaboekjes?
Antwoord: De mevrouw zit in het hokje en verkoopt met moeite 15 boekjes.
Reactie Piet van Huizen: Voorstel is al eens gedaan: haal die mevrouw uit het hokje en zet ergens een parasol met een tafel neer. Hier is nog nooit iets mee gedaan.
Antwoord: We gaan kijken hoe we de kassa uit kunnen gaan om op een andere manier meer boekjes te gaan verkopen.

12. Afsluiting

Nadat alles is besproken en er geen vragen meer zijn dankt voorzitter Gatze-Rommert van der Meer het bestuur voor de goede samenwerking in het afgelopen jaar. Daarnaast dankt hij alle aanwezigen voor hun komst en wenst iedereen een fijne avond en een goed weekend. Het eerste drankje is van het bestuur.

Deel deze pagina

Laatste nieuws

Hoofdsponsor

Co-sponsoren

Overige sponsoren